Moduł Rozrachunki jest przeznaczony do obsługi rozliczeń z kontrahentami. Zasadniczo jego działanie jest intergralnie związane z modułem FK. Przy właściwej organizacji pracuje "w tle" - właściwa praca odbywa się przy wprowadzaniu dowodów księgowych. Można również używać go oddzielnie bez powiązania z FK. Moduł pozwala na kontrolę stanu zadłużenia kontrahenta, naliczanie odsetek, prowadzenie korespondencji dotyczącej rozliczeń (wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenie salda) oraz dostarcza informacji o tym jak płacił kontrahent (dni zaległości, statystyka płatności itp.)

1. Podstawowe zadania modułu
   1. Prowadzenie rozliczeń z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi (należności i zobowiązań).
   2. Pełna obsługa rozrachunku walutowego po tworzeniu różnic kursowych. Prowadzenie stanu rozliczeń z kontrahentem zarówno w złotówkach jak i w walucie obcej. Program wykrywa różnice kursowe i tworzy dowody księgowe dla tych różnic. Zestawienia rozrachunkowe można wykonać dla wybranej waluty obcej. Przy zestawieniu rozrachunków obejmujących kilka walut obcych każda waluta drukowana jest w oddzielnej kolumnie.
   3. Wystawienie wezwań do zapłaty, not odsetkowych i potwierdzeń salda oraz list wspomagających organizację wysyłki.
   4. Umożliwienie szybkiego dostępu do faktycznego stanu rozliczeń z kontrahentami oraz tworzenie tak prostych jak i złożonych zestawień przedstawiających należności i zobowiązania ( w tym w postaci pliku XLS). Zestawienia w formie rankingów malejących i rosnących. Wiekowanie należności i zobowiązań.
2. Rozrachunki a FK
   Prowadzenie rozrachunków jest łatwe, ponieważ moduł jest ściśle sprzężony z modułem FK. Przy zachowaniu określonych reguł przy księgowaniu w FK praktycznie praca przy rozliczeniach w Rozrachunkach sprowadza się do ich kontroli, wykonywania zestawień i wysyłania korespondencji.
   1. Kojarzenie faktur i zapłat może być prowadzone po zaksięgowaniu dowodów finansowych w FK.
   2. Zapłaty mogą być częściowe - nie ma ograniczeń co do ilości zapłat dla jednej faktury.
   3. Istnieje możliwość określenia do 32 tabel odsetkowych, przy czym każda tabela może mieć własne wartości stóp procentowych i definicje w jaki sposób są naliczane rocznie, miesięcznie, czy dziennie.
   4. Program księgujący FK umie sam rozbić i rozliczyć zapłaty wprowadzone jedną kwotą - począwszy od najstarszej zaległości. Użytkownik może też zadecydować, do których faktur przypisać zapłaty.
   5. Kontrahent może mieć wiele kont rozrachunkowych (zarówno należności jak i zobowiązań) - program potrafi to rozpoznać i odpowiednio potraktować (np. przy wysyłaniu potwierdzeń salda lub wezwań do zapłaty).
   6. Wszystkie wprowadzone dokumenty związane z rozrachunkami z kontrahentem aktualizują ich stan w czasie rzeczywistym. W każdej chwili mamy na ekranie informację o stanie rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, możemy ją również wydrukować.
   7. Oprócz rozliczeń w złotówkach można jednocześnie dla wskazanych kont prowadzić rozliczenia w walucie obcej. Rozliczać różnice kursowe.
3. Rozliczanie faktur po zaksięgowaniu dowodów w FK
   Rozliczenie zobowiązań i należności można znacznie przyśpieszyć i prowadzić już na etapie rejestracji dowodów księgowych w FK. Umożliwia to mechanizm automatycznego podziału dekretu zapłaty w czasie rejestracji dowodów księgowych (przypisania do obciążeń). Rozliczenie zapłaty następuje automatycznie od najstarszej faktury. Jeśli operator nie korzysta z tego mechanizmu to wprowadzona zapłata zaksięgowana w FK w Rozrachunkach jest nierozliczona. Kojarzenie zapłat z fakturami w Rozrachunkach można wykonać później.
4. Rozrachunki walutowe
   Pełny rozrachunek walutowy, w tym wykrywanie różnic kursowych i tworzenie dowodów księgowych dla różnic.
5. Śledzenie stanu rozrachunków kontrahenta
   Jedna funkcja przeglądania i rozliczania dostarcza pełnej analizy zaległości i naliczanych odsetek ( okresy, podstawy, dni, stopy % ), analizuje dyscyplinę finansową kontrahenta (rozliczenie kredytu, spodziewane wpływy, statystyka płatności).
6. Rozliczenie kredytu
   Rozliczenie kredytu całkowitego i przeterminowanego (kwoty i procenty). Każdy kontrahent może mieć przypisane dwa limity kredytowe:
   1. całkowity – maksymalna kwota niezapłaconych faktur (przeterminowanych i nieprzeterminowanych),
   2. w tym przeterminowany - maksymalna kwota niezapłaconych faktur przeterminowanych, kredyt ten zawiera się w kredycie całkowitym. Limity te, ich wykorzystanie oraz przekroczenia można w każdej chwili przeglądać oraz drukować na zestawieniach. Limity te mogą być wprowadzone w złotych i / lub walucie obcej.
7. Kiedy - spodziewane wpływy
   Zgłaszana jest data wpływu i ilość dni, po których ma nastąpić zapłata, sumy poszczególnych obciążeń w zł i procentowo w stosunku do całego zadłużenia kontrahenta. Łącznie ilość i suma obciążeń.
8. Statystyka płatności
   Udostępnia na ekranie szereg informacji o stanie rozliczeń kontrahenta bez konieczności wykonania wydruku. Są to min. dane o:
   1. ilości i wartości dotychczas zapłaconych faktur,
   2. w tym faktur zapłaconych w i po terminie (wartościowo i %),
   3. średni termin płatności rozliczonych (w dniach), średnie opóźnienie płatności (w dniach) .
9. Emisja dokumentów (noty odsetkowe)
   Korespondencja obejmuje: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenie salda. Dodatkowo można drukować naklejki adresowe. Wzory dokumentów do korespondencji opracowane przez PI Rol-Tech mogą być zmienione przez Użytkownika. Listy: wezwań do zapłaty; not odsetkowych; potwierdzeń sald. Listy służą do dokumentowania i organizacji wysyłki dokumentów rozrachunkowych do kontrahentów. Wykaz z obciążeniami kontrahentów z danej listy może być zweryfikowany i dopiero po jego akceptacji następuje wysyłka dokumentów rozrachunkowych. Naliczanie odsetek z możliwością zdefiniowania do 32 tabel odsetkowych.
10. Definiowalne zestawienia (w tym do Excela)
    Z programem dostarczane są gotowe zestawienia definiowalne do wykonania. W kolumnach zestawienia mogą być wartości w złotówkach lub w walutach obcych. Niemniej Użytkownik bez udziału informatyka może sam określić nowe zestawienia jak i zmienić już istniejące. Zestawienia te zapewniają:
    1. Informacje o fakturach rozliczonych i nierozliczonych. Zestawienia stanu rozliczeń analityczne i syntetyczne na dany dzień:
       1. wg kont rozrachunkowych (wybór dokumentów nierozliczonych, rozliczonych, wszystkich, wolne zapłaty).
       2. wg stanu rozliczeń z kontrahentem na dany dzień (wybór dokumentów jw.). Dodatkowo drukowane są sumy wszystkich kont dla jednego kontrahenta.
    2. Analizy rozrachunków (z podziałem na ilość dni zaległości tzw. lista wiekowa) z podziałem na:
       1. Zapłacone i niezapłacone,
       2. Przeterminowane i nie przeterminowane,
       3. Każda kolumna wydruku może mieć określony przedział dni jaki upłynął od terminu płatności - wówczas w tej kolumnie znajdą się jedynie dokumenty rozrachunkowe lub ich sumy, dla których ilość dni przeterminowania mieści się w przedziale dni zadanych dla tej kolumny.
    3. Możliwe jest umowne przesuwanie terminów płatności. Np.: można przyjąć, że za przeterminowane uważa się faktury nie zapłacone po 60 dniach od daty wystawienia, albo też np. 30 dni po terminie płatności. Nie zostają zmienione żadne dane w Rozrachunkach. Jest to jedynie przedstawienie sytuacji w sposób teoretyczny. Można wtedy wyodrębnić zaległości, które są już bardzo niepokojące. Ponieważ kontrahenci nie płacą w terminie można przyjąć, że jeżeli kontrahent zapłaci w zadanym przez nas czasie - np. 30 lub 60 dni to i tak będzie dobrze, zaś zaległości powyżej 60 dni należy się już szczegółowo przyjrzeć.
    4. Ranking kontrahentów  od największej zaległości do najmniejszej (malejący) lub odwrotnie (ranking rosnący).
    5. Można dla wybranych kolumn określić kwoty minimum. Pozycje większe od tej kwoty są wykazywane w oddzielnym wierszu, poniżej tej kwoty są dodawane do pozycji określanej jako „reszta” i drukowanej na końcu listy pozycji.
    6. Są możliwe trzy poziomy sumowania:
       1. 1. dla konta kontrahenta (zawsze)
       2. 2. region, grupa kontrahentów, przedstawiciel handlowy (definiowany),
       3. 3. region, grupa kontrahentów, przedstawiciel handlowy (definiowany).
11. Przeglądanie, dostęp do rozrachunków z innych modułów
    Dane o stanie rozliczenia są podstawowymi informacjami wykorzystywanymi przez pracowników różnych działów (np. sprzedaży i marketingu). Cały System RT ma funkcje umożliwiające wgląd w stan rozliczeń (bez możliwości wprowadzania zmian - te powinny być wykonywane przez osoby mające do tego prawo), śledzenie limitów kredytowych przyznanych odbiorcy, aż do zablokowania wystawiania faktury włącznie. Jeżeli istnieje taka potrzeba można moduł Rozrachunki udostępnić pracownikom w trybie "tylko do odczytu". Wówczas będą oni mogli mieć pełen dostęp do informacji: przeglądać, wykonywać zestawienia, ale nie będą w stanie czegokolwiek zmienić.
12. Przykładowe ekrany
    Poniżej przedstawione sa przykładowe ekrany modułu dla zestawu DEMO. Po nasunięciu kursora myszki na miniaturkę obrazka pojawi sie opis co on zawiera. Klknięcie lewym klawiszem myszy spowoduje przejście do przeglądania ekranów w normalnych rozmiarach.

     

    
    
    
    
    

     

13. Przykładowe wydruki
    Poniżej przedstawione sa przykładowe wydruki. Oprócz dokumentów (np. faktyry, dokumenty magazynowe itp.), które mogą być drukowane tylko w postaci graficznej wszystkie inne mogą być drukowane w następujących postaciach :
    1. Graficznej - do drukowania na drukarkach laserowych lub atramentowych. Tutaj są zapisane w plikach PDF. Do ich otwarcia konieczny jest bezpłatny program Akrobat Reader.
    2. Tekstowej - do drukowania na drukarkach igłowych. Tutaj są zapisane w plikach TXT. Do ich otwarcia konieczny jest program Notatnik stanowiacy część systemu Windows.
    3. Arkusz Excela - do edycji i drukowania w Excelu.Tutaj są zapisane w plikach XLS (format Excel 97-2003). Do ich otwarcia konieczny jest program MS Excel stanowiący część pakietu Microsoft Office.
    4. Arkusz OpenOffice - do edycji i drukowania w OpenOffice. Tutaj są zapisane w plikach XML (format akceptowany przez pakiet OpenOffice oraz Excela w wersji minimum 2003. Do ich otwarcia konieczny jest bezpłatny pakiet OpenOffice w wersji minimum 3.2.
    Wydruki można :
    1. Przeglądać - konieczne jest wówczas, aby na komputerze zainstalowany był program obsługujący pliki tego typu (patrz poprzednie punkty 1-4). Należy kliknąć lewym klawiszem myszy na ikonie formatu wybrango zestawienia. Aplikacja obsługująca pliki o danym rozszerzeniu (ustawienia Windows) otworzy wydruk. Aby powrócić do tego artykułu trzeba użyć przycisku "Wstecz" bieżącej przeglądarki.
    2. Pobrać - należy wówczas kliknąć prawym klawiszem myszy na ikonie formatu wybrango zestawienia. Pojawi się menu. Trzeba wybrac pozycję "Zapisz element docelowy jako ...", wskazać lokalizację do zapisania pliku i nacisnąć Zapisz. Plik zostanie pobrany, a do jego obsługi niezbędne są programy obsługujące pliki o danym rozszerzeniu (ustawienia Windows).
    Uwaga ! Aby otworzyć plik XML należy :
    1. Pobrać go.
    2. Uruchomić OpenOffice.
    3. Otworzyć z menu Plik-Otwórz.
    4. Wybrać typ plików "Microsoft Excel 2003 XML (*.xml)" (znajduje się za nazwą pliku) i otworzyć plik.
    Jest to spowodowane domyślnymi ustawieniami Windows. Zwykle pliki XML obsługiwane są przez domyślną przeglądarkę.
    
    
    

    Lp.	Wydruk	Postać Graficzna [ PDF ]	Postać Tekstowa [ TXT ]	Arkusz Excela [ XLS ]	Arkusz OpenOffice [ XML ]
    1	Wiekowanie należności , ranking malejący
14. Dokumenty do pobrania w postaci PDF.
    Poniżej znajdują się artykuły dotyczące niniejszego artykułu w postaci plików PDF (obsługiwane przez program Akrobat Reader).
    Pliki te można pobierać (przycisk Pobierz) lub przeglądać (przycisk Przeglądaj).

    1	Rozrachunki - ulotka (opis skrócony)	Pobierz	Przeglądaj
    2	Rozrachunki - opis modułu	Pobierz	Przeglądaj
    3	Wszystkie dokumenty PDF	Pobierz

    W arytkule Wszystkie arktykuły w postaci PDF znajdują wszystkie artykuly (do pobrania lub przeglądania) umieszczone na niniejszej stronie.