Moduł Sprzedaż przeznaczony jest do obsługi sprzedaży krajowej i zagranicznej. Największe efekty ekonomiczne i organizacyjne przyniesie przy współpracy z innymi modułami Systemu pracując równolegle w oddziałach (punktach sprzedaży) oraz zarządzie firmy (marketing, księgowość). Sprzedaż może wówczas korzystać z danych rozliczeniowych kontrahenta, obsługiwać stany magazynowe i automatyzować wystawianie dokumentów towarzyszących, wystawienia KP.

1. Podstawowe zadania
   1. Wystawianie dokumentów sprzedaży ( np. faktury, paragony itd.).
   2. Wystawianie dokumentów korygujących, zarówno ilościowych jak i wartościowych, z powołaniem się na dokument źródłowy (np. faktury VAT - korekta).
   3. Wystawienie faktur eksportowych w dowolnej walucie, w języku obcym (angielskim, niemieckim, francuskim) lub dwujęzycznych.
   4. Tworzenie i przechowywanie cenników ( dla grup asortymentowych, kontrahentów, regionów).
   5. Wykonywanie zestawień. Drukowanie rejestrów VAT. Fiskalizacja dokumentów sprzedaży. Prowadzenie słowników asortymentów, kontrahentów (z obsługą rabatów, limitów zadłużenia), kont bankowych, samochodów i innych.
2. Rodzaje dokumentów sprzedaży
   1. Można zdefiniować do 34 dokumentów sprzedaży. Dla ułatwienia z Systemem dostarczane są faktura VAT, proforma, korygująca, walutowa ( w tym obcojęzyczna), RR.
   2. Dla każdego dokumentu definiuje się parametry, które określają jego zachowanie i powiązanie z innymi dokumentami w Systemie. Użytkownik może również określić wygląd dokumentu.
   3. Dokument może być wystawiany w cenach netto lub brutto, z zadaną stawką VAT. Każdy dokument może być fiskalizowany (na drukarce fiskalnej). Dokument sprzedaży może być sprzężony z dowodem magazynowym. Wtedy dla określonych metod sprzedaży będą aktualizowane kartoteki magazynowe, jeżeli sprzedawany asortyment jest materiałem (towarem).
   4. Dokument sprzedaży może być sprzężony z dokumentem obrotu opakowaniami przy rozliczaniu kontrahenta za opakowania zwrotne.
   5. Można drukować duplikaty dokumentów sprzedaży.
   6. Przypisać domyślną formę płatności i termin zapłaty w dniach zgłaszany przy fakturowaniu dla kontrahentów bez przypisanej domyślnej formy i terminu.
   7. Można przypisać domyślne konto bankowe podpowiadane przy wystawianiu określonego dokumentu sprzedaży.
3. Wzory dokumentów do druku
   Użytkownik sam może określić wygląd każdego dokumentu sprzedaży (układ graficzny, zawartość informacyjną). Nie potrzebna jest do tego celu wiedza informatyczna. Przy pomocy prostych narzędzi wbudowanych w System można zmieniać wzory dostarczone przez PI Rol-Tech lub tworzyć nowe. Wzór dokumentu przechowywany jest w szablonie (ekran nr 3).
4. Faktury obcojęzyczne
   Udostępniamy fakturę w języku angielskim i dwujęzyczną ( polski i angielski). Na ich podstawie można tworzyć fakturę w języku niemieckim lub francuskim. Nazwy sprzedawanych pozycji mogą być drukowane w języku obcym.
5. Asortymenty
   Asortymentami mogą być materiały, opakowania, towary (posiadające swoje kartoteki magazynowe), usługi.
6. Dwie jednostki miary
   Dla każdego asortymentu można określić do 2 jednostek miary (np.: butelki i litry) oraz prowadzić w nich ewidencję magazynowa i sprzedaż (łącznie z wydrukami do Excela). Pierwsza jednostka może być stosowana w celach handlowych z klientami, druga jednostka może być podstawową w produkcji. Ponadto na wybranych kontach wartościowo – ilościowych modułu FK oprócz ewidencji ilościowej można prowadzić ewidencję w dwóch jednostkach miary.
7. Przeliczniki
   Przeliczniki - mechanizm przeliczania jednostek pozwala na automatyczne przeliczanie wprowadzanej ilości asortymentu. Umożliwia to przeglądanie stanu magazynowego asortymentu w jednostce alternatywnej. Dla wybranych asortymentów domyślnie można stosować wprowadzanie ilości w drugiej jednostce (System przeliczy ją na ilość w pierwszej jednostce).
8. Opakowania zwrotne
   Do asortymentu można przypisać do dwóch opakowań z przelicznikiem umożliwiającym automatyczne wyliczenie ilości tych opakowań na jednostkę asortymentu.
9. Opis asortymentu
   Każda pozycja na dokumencie (asortyment) może mieć opis do 240 znaków, mogą to być np. atesty, numery katalogowe, wymiary itp. Pobierane są one ze słownika asortymentów i mogą być aktualizowane w czasie wystawiania dokumentu magazynowego czy sprzedaży.
10. Cenniki i rabaty
    1. Można przechowywać wiele cenników i posiadać historią cen asortymentów. Cennik może być ważny OD podanej daty. Cenniki można tworzyć, aktualizować, kasować i kopiować.
    2. W cenniku można zdefiniować grupy cenowe dla poszczególnych asortymentów (np. hurt, detal) i utrzymywać tyle cen ile jest grup cenowych (ekran nr 2).
    3. Można określić indywidualne ceny i rabaty, dla każdego regionu, grupy kontrahentów lub kontrahentów, na poszczególne towary lub grupy towarowe.
    4. Sprzedaż można prowadzić w walucie obcej. Dla asortymentów z przypisaną walutą cennik można prowadzić w tej walucie. Wtedy przy wystawianiu dowodu sprzedaży cena będzie przeliczana po zadanym kursie.
11. Metody prowadzenia sprzedaży
    Istnieją 3 metody wystawiania dokumentów sprzedaży:
    1. Bez powiązań z kartotekami magazynowymi
       Wystawienie dokumentu sprzedaży nie wpływa na stany kartotek magazynowych.
    2. Faktura -> dokument magazynowy
       Na podstawie dowodu sprzedaży (faktury) wystawiany jest dokument magazynowy. Wystawiamy fakturę, a program automatycznie dla asortymentów określonych jako materiał tworzy dokument magazynowy (jeden) i aktualizuje stan kartotek magazynowych. Możliwe jest również w tej metodzie przypisywanie do asortymentów będących usługami pozycji dokumentów magazynowych, tak aby można było uzyskać koszty materiałowe tej usługi.
    3. Dokument magazynowy -> faktura
       Na podstawie wystawionego dokumentu magazynowego tworzona jest faktura. Do tworzonego dokumentu sprzedaży można przejmować wybrane (lub wszystkie) pozycje jednego lub kilku dokumentów magazynowych.
12. Wystawianie dokumentu sprzedaży
    1. Kontrola rozrachunków. W czasie wystawiania faktury można kontrolować stan rozrachunków klienta (aby to było możliwe wymagany jest moduł Rozrachunki). Stan rozrachunków można kontrolować w powiązaniu z wykorzystaniem limitu kredytowego kontrahenta: kredytu całościowego i dla należności przeterminowanych. Jeżeli zadłużenie kontrahenta jest za duże a udzielana jest zgoda na wystawienie faktury można odnotować kto udzielił zgody na sprzedaż. Przy dokumencie automatycznie zapisywany jest operator wystawiający fakturę.
    2. Jeśli dla sprzedawanej pozycji (materiału/usługi) stosuje się dwie jednostki miary (np. sztuki i litry) i przelicznik to po wprowadzeniu ilości w pierwszej jednostce miary wyświetli się ilość w drugiej jednostce miary.
    3. Cenę sprzedaży można wprowadzić ręcznie lub wybrać z bieżącego cennika.
    4. Cena może być przeliczana automatycznie z uwzględnieniem rabatu procentowego przypisanego domyślnie kontrahentowi. Zmiana rabatu powoduje zmianę kwoty netto, VAT, brutto przy pozycji faktury i kwot netto, VAT, brutto faktury razem.
    5. Można edytować opis pozycji (długości 240 znaków) dla wprowadzenia potrzebnej informacji.
    6. Jeśli przy wystawianiu faktury automatycznie tworzony jest dokument magazynowy na asortyment będący materiałem następuje kontrola stanu magazynowego asortymentu.
    7. Pomimo domyślnych ustawień dla faktury można każdorazowo decydować o numerze konta bankowego na fakturze, podziale płatności na części i wyborze formy płatności.
    8. Jeżeli zapłata jest gotówkowa można automatycznie przesłać dane faktury do kasy celem wystawienia KP (tzw. kolejka do KASY).
    9. Można jednocześnie wystawiać wiele faktur - sprawdzenie ich poprawności następuje w momencie zatwierdzenia. Pozwala to na wcześniejsze przygotowanie dokumentów sprzedaży oraz nie blokuje sprzedaży przy niezdecydowanym kliencie.
    10. Operatorzy mogą mieć ograniczone prawa: mogą wystawiać niektóre dokumenty (np. faktury tak a korekty nie).
    11. Można zablokować możliwości zmiany w dokumentach wystawionych przed określoną datą.
    12. Jeśli występuje podział na oddziały, filie faktury można wystawiać z dokładnością do oddziału. Dekretacja danych do FK umożliwia gromadzenie informacji o przychodach oddziału ze sprzedaży.
    13. Ergonomia wystawiania dokumentu. Kopiowanie dokumentu przyspiesza wprowadzanie cyklicznie powtarzających się dokumentów. Wprowadzony wcześniej dokument zapamiętany w Szufladzie może być z niej pobrany i po zmianie wybranych elementów (np. daty lub kontrahenta) gotowy do księgowania. Jeśli operator zna wartości wprowadzanych pól (np. kontrahent, waluta) może wprowadzić te dane bez wywoływania podpowiedzi.
13. Wystawianie faktury w walucie
    Wybrane dokumenty sprzedaży można wystawiać w walutach obcych. Wartości w walucie zostaną przeliczone według zadanego kursu. W każdej chwili przy wystawianiu/ przeglądaniu faktury można przełączać się na walutę lub złotówki (ekran nr 1).
14. Rejestry VAT
    1. Definiowanie Rejestrów przez Użytkownika - możemy określić czy rejestr ma zawierać tylko faktury, tylko korekty czy faktury i korekty, określić kolumny ze stawkami VAT i szczegółowość opisu kontrahenta.
    2. Obsługa słownika rejestrów VAT. Można tu utworzyć własny słownik rejestrów VAT np. Faktury krajowe, Eksport z VAT, Korekty Kraj.
    3. Drukowanie rejestru VAT za okres. Wykorzystując filtry na rodzaje dokumentów sprzedaży możemy określić czy drukowany rejestr ma zawierać tylko faktury, tylko korekty czy faktury i korekty lub wszystkie inne dokumenty sprzedaży.
15. Współpraca z innymi modułami
    1. Współpraca z modułem KASA: Kolejka do kasy. Dla określonych przez Użytkownika form płatności można zdefiniować sposób tworzenia dokumentu kasowego (np. KP) dla dokumentu sprzedaży oraz przesyłania informacji do kasy gotówkowej w celu automatyzacji obiegu dokumentów.
    2. Współpraca z modułem Magazyn i Opakowania przebiega w zależności od przyjętej w przedsiębiorstwie metody sprzedaży (punkt 6). Ułatwienie obiegu dokumentów w firmie może dotyczyć wystawiana faktury na bazie wybranego lub kilku dokumentów magazynowych i opakowaniowych ( utworzonych wcześniej na bazie zamówienia odbiorcy). Może wystąpić odwrotna kolejność: dokument magazynowy z aktualizacją stanu magazynowego powstaje na bazie faktury.
    3. Współpraca z modułem FK (w tym z rozrachunkami). Dane ze Sprzedaży do FK są przejmowane za pośrednictwem Dekretacji z częstotliwością ustaloną przez Użytkownika.
    4. Moduł Sprzedaż jak i pozostałe moduły Systemu RT pracują na jednej zintegrowanej bazie danych, te same kartoteki wykorzystywane w różnych modułach są wspólne (konta, kontrahenci, asortymenty, dokumenty i inne). Informacja wprowadzona do kartoteki w jednym module jest od razu dostępna w pozostałych.
16. Zestawienia (w tym do Excela i OpenOffice)
    1. Istnieją gotowe wydruki zapewniające szeroki i przekrojowy dostęp do informacji. Otrzymujemy zestawienia realizacji sprzedaży w układzie dokumentów, asortymentowe, dla kontrahentów.
    2. Załączanie wyboru grup asortymentów, przedstawicieli handlowych, filtru na rodzaje dokumentów sprzedaży daje duże możliwości w zakresie pozyskiwania informacji istotnej dla Użytkownika.
    3. Każde zestawienie można wykonać bezpośrednio do arkusza Excela lub OpenOffice i od razu przeglądać na ekranie.
    4. Sumowanie ilości na wydrukach (również dla 2 jednostek miary).
    5. Druk naklejek adresowych według dokumentów sprzedaży lub kontrahentów.
17. Uprawnienia operatorów w module
    Użytkownikowi można nadać pełnię praw lub prawa w ograniczonym zakresie (tylko przeglądanie danych i wykonanie zestawień lub tylko wprowadzanie dokumentów bez prawa korekty i inne).
18. Przykładowe ekrany
    Poniżej przedstawione sa przykładowe ekrany modułu dla zestawu DEMO. Po nasunięciu kursora myszki na miniaturkę obrazka pojawi sie opis co on zawiera. Klknięcie lewym klawiszem myszy spowoduje przejście do przeglądania ekranów w normalnych rozmiarach.

     

    
    
    
    
    

     

19. Przykładowe wydruki
    Poniżej przedstawione sa przykładowe wydruki. Oprócz dokumentów (np. faktyry, dokumenty magazynowe itp.), które mogą być drukowane tylko w postaci graficznej wszystkie inne mogą być drukowane w następujących postaciach :
    1. Graficznej - do drukowania na drukarkach laserowych lub atramentowych. Tutaj są zapisane w plikach PDF. Do ich otwarcia konieczny jest bezpłatny program Akrobat Reader.
    2. Tekstowej - do drukowania na drukarkach igłowych. Tutaj są zapisane w plikach TXT. Do ich otwarcia konieczny jest program Notatnik stanowiacy część systemu Windows.
    3. Arkusz Excela - do edycji i drukowania w Excelu.Tutaj są zapisane w plikach XLS (format Excel 97-2003). Do ich otwarcia konieczny jest program MS Excel stanowiący część pakietu Microsoft Office.
    4. Arkusz OpenOffice - do edycji i drukowania w OpenOffice. Tutaj są zapisane w plikach XML (format akceptowany przez pakiet OpenOffice oraz Excela w wersji minimum 2003. Do ich otwarcia konieczny jest bezpłatny pakiet OpenOffice w wersji minimum 3.2.
    Wydruki można :
    1. Przeglądać - konieczne jest wówczas, aby na komputerze zainstalowany był program obsługujący pliki tego typu (patrz poprzednie punkty 1-4). Należy kliknąć lewym klawiszem myszy na ikonie formatu wybrango zestawienia. Aplikacja obsługująca pliki o danym rozszerzeniu (ustawienia Windows) otworzy wydruk. Aby powrócić do tego artykułu trzeba użyć przycisku "Wstecz" bieżącej przeglądarki.
    2. Pobrać - należy wówczas kliknąć prawym klawiszem myszy na ikonie formatu wybrango zestawienia. Pojawi się menu. Trzeba wybrac pozycję "Zapisz element docelowy jako ...", wskazać lokalizację do zapisania pliku i nacisnąć Zapisz. Plik zostanie pobrany, a do jego obsługi niezbędne są programy obsługujące pliki o danym rozszerzeniu (ustawienia Windows).
    Uwaga ! Aby otworzyć plik XML należy :
    1. Pobrać go.
    2. Uruchomić OpenOffice.
    3. Otworzyć z menu Plik-Otwórz.
    4. Wybrać typ plików "Microsoft Excel 2003 XML (*.xml)" (znajduje się za nazwą pliku) i otworzyć plik.
    Jest to spowodowane domyślnymi ustawieniami Windows. Zwykle pliki XML obsługiwane są przez domyślną przeglądarkę.
    
    
    

    Lp.	Wydruk	Postać Graficzna [ PDF ]	Postać Tekstowa [ TXT ]	Arkusz Excela [ XLS ]	Arkusz OpenOffice [ XML ]
    1	Wydruk faktury. Jej wzór można zmieniać w module Administracja
    2	Faktura korygująca. Jej wzór można zmieniać w module Administracja
    3	Wydruk dokumentów sprzedaży za wybrany okres
    4	Wydruk sprzedanych asortymentów wybrany okres
    5	Sprzedaż na kontrahentów (kilka poziomów szczegółowości)
    6	W Sprzedaży rejestry VAT można uzyskać automatycznie
20. Dokumenty do pobrania w postaci PDF.
    Poniżej znajdują się artykuły dotyczące niniejszego artykułu w postaci plików PDF (obsługiwane przez program Akrobat Reader).
    Pliki te można pobierać (przycisk Pobierz) lub przeglądać (przycisk Przeglądaj).

    1	Sprzedaz - ulotka (opis skrócony)	Pobierz	Przeglądaj
    2	Sprzedaz - opis modułu	Pobierz	Przeglądaj
    3	Wszystkie dokumenty PDF	Pobierz

    W arytkule Wszystkie arktykuły w postaci PDF znajdują wszystkie artykuly (do pobrania lub przeglądania) umieszczone na niniejszej stronie.