Prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia oprogramowania jest jedną z najważniejszych rzeczy przy użytkowaniu oprogramowania. Właściwa ocena potrzeb przedsiębiorstwa, przyjęcie optymalnych założeń, prawidłowe przejęcie danych, ewentualne zmiany w obiegu dokumentów i inne podobne czynniki mają wpływ przynajmniej na najbliższy rok. A często konsekwencje wynikające z przyjętych rozwiązań przechodzą na kolejne lata. Wdrożenie nowego programu, nawet jeśli jest to tylko przejście na nową wersję (np. (DOS-Windows), wymaga pewnych nakładów pracy i czasem trochę kosztuje. Ale wszelka "droga na skróty" odbija się ujemnie na dalszej pracy. Dlatego staramy się, aby wszystko odbywało się według zasady "najlepiej jak to można zrobić wykorzystując to co się ma."

1. Spełnienie oczekiwań przedsiębiorstwa związanych z wdrożeniem systemu informatycznego
   Wymaga rozpatrzenia kilku podstawowych spraw. Należą do nich:
   1. Określenie jaki jest stan obecny
      1. Stan sprzętu (komputery, drukarki), urządzeń sieciowych (kable, routery, modemy ) oraz łączy internetowych.
      2. Jakie są systemy operacyjne i konfiguracja sieci.
      3. Jakim oprogramowaniem użytkowym posługują się pracownicy.
      4. Zasady prowadzenia ewidencji.
      5. Jak funkcjonuje obieg dokumentów.
   2. Jak ma funkcjonować firma po wdrożeniu programów. Czyli:
      1. Określenie zasad (polityki) rachunkowości.
      2. Ustalenie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, który zapewni prawidłowy przepływ informacji w firmie i terminową obsługę sprawozdawczości.
      3. Jaki sprzęt informatyczny jest potrzebny do zrealizowania tych zadań.
      4. Określenie zakresu obowiązków będą mieć pracownicy, aby bez problemów mogli wykonywać postawione przed nimi zdania.
   3. Na podstawie poprzednich punktów tworzona jest lista prac do wykonania.
      1. Zakupy sprzętu komputerowego, modernizacja sieci komputerowej, zapewnienie łączności internetowej.
      2. Wydanie zarządzeń regulujących politykę rachunkowości i zasady obiegu dokumentów.
      3. Zmiany w zakresie obowiązków dla pracowników
   Wykonanie listy prac jest w zasadzie łatwe. Po prostu patrzy się na różnice - jest tak, ma być tak, to co należy zrobić, aby to osiągnąć. Wiemy, że firmy maja z tym problemy. Nie z ogólnymi zasadami - tu raczej wszystko jest jasne. Ale ważne są konkrety. Przecież "diabeł tkwi w szczegółach". Staramy się, aby  ten "diabeł" był jak najmniej uciążliwy. Państwo nie muszą znać rozwiązań. Podpowiemy je w różnych wariantach - firma jedynie dokona wyboru. Przeprowadziliśmy już wiele wdrożeń i wiemy czego można się spodziewać przy przyjęciu określonych rozwiązań.
2. Zasady wyboru systemów informatycznych.
Wybór systemu informatycznego odpowiadający przyjętym założeniom organizacyjnym przedsiębiorstwa należy rozpatrywać całościowo:
1. Jakie nakłady poniesiemy na kupno, wdrożenie i utrzymanie systemu w eksploatacji, np. w okresie 5 lat. System może być tani w zakupie, ale wymagać długiego wdrożenia lub będzie trudny w obsłudze.
2. Co będą mogli zrobić pracownicy przy ustalaniu parametrów pracy ? Czy trzeba będzie często korzystać z usług informatyków. Być może sprzedawca oprogramowania wymaga podpisania stałych, rocznych umów o nadzór. Czy bez podpisywania takiej umowy można po prostu zadzwonić i wyjaśnić wątpliwości ?. To wszystko to koszty: finansowe, czasowe lub organizacyjne. W końcu czas pracy to też koszt. 
3. Co "robi" Czy spełnia nasze oczekiwania ? Nie ma programów idealnych. Każdy ma swoje zalety i wady. Zazwyczaj nie rozwiązuje wszystkich problemów, jak chciałby firma. Ważne, aby rozwiązywała jak najwięcej. Dlatego warto zrobić "listę życzeń" podzieloną na 3 kategorie.
   1. Musi być - lista zadań, które program musi realizować od początku jego eksploatacji.
   2. Powinno być - na starcie nie jest to konieczne, ale po upływie określonego czasu musi zostać uruchomione.
   3. Dobrze, aby było - nie jest to konieczne, ale będziemy zadowoleni jeśli będzie.
Po stworzeniu takiej listy i przedstawieniu jej firmie informatycznej jest możliwe dokładne określenie, czy program sprosta tym wymaganiom, ile będą kosztywały ewentualne zmiany i jaki będzie czas ich wykonania. Wtedy wszyscy zainteresowani wiedzą o co chodzi. Bez takiej szczegółowej listy nie można określić kosztów i harmonogramu prac. Trzeba też zdawać sobie sprawę, że  zmiany w programach są czasochłonne i kosztowne. Nie zawsze opłaca się "pakować" wszystko do systemów informatycznych. Proste rzeczy czasem lepiej jest rozwiązywać poz nimi - konfiguracja i nadzór nad tymi algorytmami mogą zajmować więcej czasu niż wykonanie ich "ręczne" poza programem.
4. Co z przeniesieniem danych ? Zwykle w przedsiębiorstwie funkcjonują już jakieś programy i są w nich zawarte dane. Wprowadzanie ich od początku w nowych programach może zająć dużo czasu, a pracownicy oprócz wdrażania nowego programu muszą wykonywać swoją bieżącą pracę. Przeniesienie danych do nowych programów jest zawsze możliwe - w końcu to tylko znaki. Problemem jest tu tylko czas i koszty.
5. Koszty eksploatacji. Program użytkowany będzie minimum kilka lat i przez ten czas firma będzie ponosić związane z tym koszty.
6. Czy jest łatwy w obsłudze. Prostota to podstawa, skomplikowany sposób obsługi to możliwość popełnienia błędu.  
Wszystkie te pytania należy zadać. Wątpliwości muszą być wyjaśnione. Pozostawienie ważnych kwestii na później skutkuje nieporozumieniami i może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów. Jeśli nie można niektórych problemów rozwiązać od razu, to przynajmniej trzeba określić zasady postępowania.
3. Zasady, którymi kierujemy się przy informatyzacji firm
1. Zasada naczelna – nie zaburzać cyklu pracy w firmie, nie powodować spiętrzenia prac w księgowości i innych działach. Terminy prac związanych z wymianą oprogramowania i wdrożenia musza uwzględniać bieżące zadania.
2. Najlepiej rozpocząć wdrożenie w trakcie roku np. w okresie jesiennym. Trzeba mieć czas na przemyślenia i przetestowanie nowych rozwiązań. Można popracować na nowych programach dwa miesiące starego roku by zorientować się jakie daje możliwości. Zaś od nowego roku zastosować najlepsze rozwiązania. Jeśli czasu brakuje to prześledzić rozwiązania teoretycznie na kartce papieru. W przypadku kiedy istnieje konieczność zakończenia roku w "starym programie" to najlepiej przygotować wszystko na jesieni, przeszkolić pracowników, pozostawić im programy do pracy testowej, przygotować przejęcie danych na 1 stycznia i czekać. Z nowym rokiem wystartować. Pozwoli to uniknąć spiętrzenia prac: stary rok, nowy rok, wdrożenia zmiany itp.
3. Konieczna jest rezerwa czasowa na ewentualne zakupy sprzętu, instalację oprogramowania systemowego (Windows, serwer do pracy w sieci lokalnej lub w trybie terminalowym), instalacje łącz internetowych itp.
4. Trzeba przeanalizować dokumenty wynikowe: sprawozdania, analizy, deklaracje podatkowe i tak ustawić programy, aby ich tworzenie było łatwe,  a najlepiej automatyczne.
4. Umowa, harmonogram, odpowiedzialność
   Kiedy już wiadomo, co i jak trzeba zrobić można zawrzeć umowę (na piśmie, jeśli jest taka potrzeba), w której powinny się znaleźć następujące elementy:
   1. Jakie oprogramowanie jest kupowane (moduły).
   2. Harmonogram prac wdrożeniowych.
   3. Odpowiedzialność osób za wykonanie poszczególnych prac.
   4. Terminarz płatności.
   5. Ewentualnie zasady późniejszej współpracy.
5. Przebieg przykładowego wdrożenia
   1. Analiza przedwdrożeniowa - czym dysponujemy, jaki jest stan sprzętu, oprogramowania i zasady obiegu dokumentów. Zazwyczaj zajmuje to 1-3 dni w zależności od wielkości firmy i ilości dokumentów. Uzgodnienie jaki cele mają być osiągnięte. Na tej podstawie tworzony jest harmonogram prac i uzgadniany zakres odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych zadań.
   2. Jeżeli jest taka potrzeba - zakup sprzętu, rozbudowa sieci lokalnej i instalacja łączy internetowych (czas trudno określić).
   3. Instalacja oprogramowania i jego konfiguracja (1 dzień).
   4. Przejęcie danych ze "starych" systemów" (czas zależy z jakich programów dane są przejmowane).
   5. Rozruch oprogramowania (ok 2-3 dni).
   6. Po około miesiącu 2 dni podsumowania i ustawienia funkcji automatycznych. Ewentualna poprawa błędów i optymalizacja działania.
   7. W późniejszym czasie prace zależą od szczegółowych ustaleń. Zazwyczaj już na początku wdrożenia okazuje się co można zrobić lepiej i z tego wynikają nowe zadania.
   Wdrożenie uważamy za zakończone jeżeli pracownicy sami (z incydentalną pomocą zdalną przez telefon, e-mail lub zdalny pulpit) przepracowali jeden miesiąc. Wykonali wszystkie sprawozdania i analizy oraz rozpoczęli nowy. Każdy następny miesiąc jest już łatwiejszy.
6. Co możemy wykonać bezpłatnie ?
   1. Dokonać prezentacji programów  (1 dzień) w siedzibie przedsiębiorstwa, która nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów i zobowiązań.
   2. Udostępnić wersję DEMO.
   3. Przedstawić możliwe rozwiązania problemów pojawiających się w księgowości w zależności od profilu i specyfiki działalności firmy.
   4. Jeżeli wcześniej (kilka dni przed prezentacją) firma prześle nam listę pytań, na które oczekuje odpowiedzi, wówczas na spotkaniu postaramy się je najdokładniej wyjaśnić.
   5. Oprócz prac związanych bezpośrednio z programami i wdrożeniem świadczymy również usługi doradcze w zakresie organizacji pracy, prowadzenia rachunkowości oraz sprawozdawczości firmy.
   6. Po spotkaniu firma może zmodyfikować listę oczekiwań, która ponownie przedyskutujemy.
   7. Jeśli firma użytkuje programy PI Rol-Tech w wersji DOS to prezentację można zobaczyć na swoich danych. W tym celu na 10 dni przed jej terminem prosimy o kopię bieżącą danych, którą bezpłatnie przejmiemy do programów i zaprezentujemy.
7. Ważne dla Klienta
   1. Praca z programami autorstwa PI Rol-Tech nie wymaga stałego nadzoru informatyka.
   2. Programy nie wymagają również okresowej ingerencji PI Rol-tech, a co za tym idzie podpisania stałej umowy o nadzór informatyczny. Płatne są jedynie rzeczywiste usługi wykonane na rzecz Klienta. Jeżeli zaś Klient życzy sobie podpisania takiej umowy to wówczas możemy taką umowę zawrzeć.
   3. Nasi Użytkownicy mogą do nas dzwonić lub mailować z pytaniami dotyczącymi obsługi programów BEZPŁATNIE. Płatne są jedynie usługi związane ze zmianą danych, konfiguracji lub oprogramowania.
   4. Do 6 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia Użytkownik otrzymuje najnowszą wersję oprogramowania bezpłatnie.
8. Dokumenty do pobrania w postaci PDF.
   Poniżej znajdują się artykuły dotyczące niniejszego artykułu w postaci plików PDF (obsługiwane przez program Akrobat Reader).
   Pliki te można pobierać (przycisk Pobierz) lub przeglądać (przycisk Przeglądaj).

   1	Zalecenia dotyczące wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie	Pobierz	Przeglądaj
   2	Wszystkie dokumenty PDF	Pobierz

   W arytkule Wszystkie arktykuły w postaci PDF znajdują wszystkie artykuly (do pobrania lub przeglądania) umieszczone na niniejszej stronie.