W niniejszej prezentacji pragniemy przedstawić Państwu kompleksowe rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie browarem. Funkcjonują w ramach Systemu Zarządzania Firmą RT naszego autorstwa. Po wdrożeniu System pozwala na dużą samodzielność pracowników firmy w wielu obszarach jego działania bez konieczności ingerencji ze strony informatyka.

Umożliwia pełny obieg dokumentów w firmie drogą elektroniczną. W szybki sposób można stworzyć powiązania pomiędzy dokumentami sprzedaży, magazynu, zamówień; prowadzić ewidencję obrotu opakowaniami zwrotnymi. Jako przykład podajemy otwarcie przez Browar punktu sprzedaży piwa nad morzem. Sprzedawca punktu wystawiający faktury, dokumenty magazynowe, kasowe pracuje w trybie terminalowym (zdalnie) na zintegrowanej bazie danych Browaru. PI Rol-Tech nie był tu potrzebny.

Praca Systemu nie wymaga stałego nadzoru informatyka. Pojawia się on w firmie na życzenie.

W siedzibie Browaru pracownicy PI Rol-Tech byli obecni na kilkudniowym wdrożeniu Systemu RT, następnie po miesiącu na weryfikacji przyjętych rozwiązań. Browar udostępnił PI Rol-Tech dostęp do serwera Windows Serwer 2003, przez który dokonujemy serwisu oprogramowania ( po godzinach pracy Browaru). Takie rozwiązania wpływają na niższe koszty obsługi informatycznej i zapewniają większy komfort pracy użytkownikom Systemu RT.

Do ewidencji Browaru wszystkie dokumenty wprowadzane są na bieżąco, nie później niż jeden, dwa dni od momentu wystąpienia zdarzenia - rzeczywisty stan sprzedaży, stany magazynowe i rozliczeń z kontrahentami znany jest w przedsiębiorstwie nazajutrz lub po dwóch dniach. Jest to spowodowane tym, że należy księgować dane sprawdzone a z przyczyn obiektywnych (kierowcy rozliczają dokumenty po normalnych godzinach pracy lub na drugi dzień rano i wtedy dopiero można całkowicie i dokładnie uzgodnić sprzedaż). Należy uzgodnić ile wystawiono faktur i czy są one poprawne. Trzeba uzgodnić stany magazynowe i ilości piwa do akcyzy.

1. Pełny obieg dokumentów w Systemie RT
   System RT zapewnia przepływ dokumentów i powiązania między nimi od momentu przyjęcia zamówienia do rozliczenia kontrahenta. Przy automatyce operacji handlowych można śledzić powiązania pomiędzy zamówieniem oraz powstałym na jego bazie dokumentem magazynowym, obrotu opakowaniami oraz sprzedaży. Uprawniony pracownik Browaru może na bieżąco informować o stanie realizacji zamawiającego kontrahenta.
2. Zamówienie – przyjęcie, akceptacja merytoryczna i finansowa
   Zamówienie klienta jest rejestrowane w module Zamówień. W celu zapewnienia kontroli nad zabezpieczeniem produkcji i dyscypliny finansowej klientów zamówienie może mieć dwa poziomy akceptacji:
   1. od strony merytorycznej - czy firma jest gotowa przygotować wysyłkę na dany termin,
   2. od strony finansowej – sprawdzany jest stan zaległości płatniczych klienta i podejmowana decyzja czy kontrahentowi sprzedać piwo czy odrzucić zamówienie. Po akceptacji merytorycznej i finansowej zamówienie wkracza w następne fazy obsługi. Jaki jest stan realizacji przyjętego zamówienia informuje jego status, zmieniany dla zamówienia w trakcie realizacji przez uprawnione osoby w Zamówieniach i w Magazynie.
3. Wysyłka – tworzenie, przypisanie zamówień do wysyłki
   Z zamówień tworzone są wysyłki. Każde zamówienie przyporządkowywuje się do tzw. Wysyłki – samochodu, który ma wyjechać z zamówionymi towarami. Taka wysyłka jest zazwyczaj drukowana i magazynier według tej wysyłki (specyfikacji) może tak załadować samochód aby wygodnie było wydać towar w terenie.
4. Tworzenie dokumentów magazynowych na podstawie zamówień
   W Magazynie wystawiane są dokumenty typu WZ. Można je wystawiać ręcznie lub pobrać pozycje z zamówień (przekształcić zamówienie do postaci WZ). Do jednej WZ można pobrać kilka zamówień. Jeśli zamówienie przekształci się do WZ to zmienia się jego status na wydane. Równolegle na bazie tworzonego dokumentu WZ automatycznie może powstać dokument obrotu opakowaniami. Dokument powoduje zdjęcie opakowań z kartoteki opakowania w magazynie browaru i aktualizację stanu w kartotece opakowań klienta.
5. Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów magazynowych (lub odwrotnie)
   Na takich samych zasadach jak dokument typu WZ można tworzyć dokument sprzedaży. Fakturę można wystawiać ręcznie lub automatycznie na bazie jednego czy wielu WZ. Przy wystawianiu faktury na bazie dokumentu WZ program pobiera ceny według zasad przyjętych przez firmę.
6. Dekretacja dokumentów sprzedaży, magazynowych oraz kasowych do FK
   Wystawione dokumenty można automatycznie zadekretować w FK. Dekretuje się za taki okres za jaki się chce. Można ustawiać różne parametry dekretacji: np. na rodzaj dokumentu sprzedażowego.
7. Import i dekretacja wyciągów bankowych z bankowych systemów informatycznych
   Księgowanie wyciągów bankowych dla otrzymania aktualnych stanów rozrachunków z kontrahentami.
8. Rozliczenia z kontrahentami
   1. Rankingi malejące i rosnące - umożliwiają uszeregowanie pozycji wydruku w określonej hierarchii. Można tworzyć ranking malejący lub rosnący.
   2. Przeterminowanych i nie przeterminowanych.
   3. Z dokładnością do sum dla danego kontrahenta lub do poszczególnych faktur i zapłat.
   4. Użytkownik sam określa jakie wartości mają się znaleźć w poszczególnych kolumnach.
   5. Każda kolumna wydruku może mieć określony przedział dni jaki upłynął od terminu płatności - wówczas w tej kolumnie znajdą się jedynie dokumenty rozrachunkowe lub ich sumy dla których ilość dni przeterminowania mieści się w przedziale dni zadanych dla tej kolumny.
   6. Możliwe jest umowne przesuwanie terminów płatności. Np.: można przyjąć, że za przeterminowane uważa się faktury nie zapłacone po 60 dniach od daty wystawienia, albo też np. 30 dni po terminie płatności. Nie zostają zmienione żadne dane w Rozrachunkach. Jest to jedynie przedstawienie sytuacji w sposób teoretyczny. Można wtedy wyodrębnić zaległości, które są już bardzo niepokojące. Ponieważ nie wszyscy kontrahenci płacą w terminie można przyjąć, że jeżeli kontrahent zapłaci w zadanym przez nas czasie - np. 30 lub 60 dni to i tak będzie dobrze, zaś zaległości powyżej 60 dni należy się już szczegółowo przyjrzeć.
   7. Minimalna wartość. Można ustawić minimalny próg wartości dla jednej lub kilku kolumn, powyżej którego kontrahent wykazywany jest w osobnym wierszu. Ranking szczegółowy, opcje: malejący, rosnący, neutralny pozwala na uszeregowanie pozycji wydruku wg wartości w zadanych kolumnach (np. od największej do najmniejszej = ranking malejący).
   8. Ustawianie progów w rankingach
   Można ustawić minimalny próg wartości dla jednej lub kilku kolumn, powyżej którego drukowana pozycja, np. kontrahent wykazywany jest w osobnym wierszu. Natomiast pozostali kontrahenci którzy nie przekroczą tego (tych) progów (nie stanowią znaczącej pozycji w zestawieniu) są grupowani do jednego wiersza opisanego jako "Reszta". Pozwala to na znaczne skrócenie długości wydruku poprzez eliminacje pozycji o bardzo małych wartościach, którzy nie mają decydującego znaczenia dla decyzji i analiz opartych na tych zestawieniach.
   Po rozliczeniu kontrahentów można przyjmować kolejne zamówienia i realizować cykl sprzedaży.
9. Ważne funkcjonalności i rozwiązania
   1. Definiowalne dokumenty – sprzedażowe, magazynowe i dla opakowań
      Każda firma posiada własne wzory dokumentów źródłowych. Wzory dostarczone przez PI Rol-Tech można wygodnie zmieniać lub tworzyć nowe. Szerzej materiały Sprzedaż punkt Wzory dokumentów do druku i ekran 3 lub ulotka Administracja punkt Dokumenty źródłowe i ekran 2.
   2. Wystawianie dokumentów sprzedażowych różnymi metodami
      W zależności od organizacji obiegu dokumentów w firmie udostępniamy 3 metody wystawiania faktury. Patrz materiały Sprzedaż punkt Metody prowadzenia sprzedaży.
   3. Pełny obieg dokumentów
      Od przyjęcia zamówienia do zaksięgowania faktury w FK (zamówienie-> dokument magazynowy ->faktura -> dowód księgowy). Z jednego dokumentu tworzony jest następny bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Materiały Magazyn punkt Powiązania Magazynu z innymi modułami lub Sprzedaż punkt Współpraca z innymi modułami.
   4. Akceptacja zamówienia od strony finansowej i merytorycznej
      Ułatwienie współpracy działów obsługujących zamówienie od strony produkcyjnej, finansowej i logistycznej. Ulotka Zamówienia punkt Obsługa Zamówienia.
   5. Grupowanie zamówień do wysyłki dla konwojentów
      Pomaga w lepszym planowaniu trasy dostawy i organizacji wyładunku. Materiały j.w.
   6. Rozrachunki – dwie linie kredytowe kontrahenta
      Kontrahent może dokonywać zakupu w ramach kredytu całkowitego i przeterminowanego. Materiały Rozrachunki punkt Rozliczenie kredytu.
   7. Informacje dla kredytmenadżera
      Wgląd w stan rozrachunków kontrahenta, statystyka płatności, rankingi i wiekowanie zaległości. Materiały Rozrachunki punkt Śledzenie stanu rozrachunków kontrahenta.
   8. Na podstawie wielu dokumentów magazynowych można tworzyć jedną fakturę
      Można tworzyć dokument sprzedaży przejmując do niego pozycje wybranego lub wskazanych dokumentów magazynowych. Przy wystawianiu faktury dla kontrahenta są widoczne również jego dokumenty opakowaniowe podlegające rozliczeniu. Można przejąć do faktury pozycje wybranego lub wskazanych dokumentów opakowaniowych.
   9. Zaawansowane funkcje cennika
      Można tworzyć cenniki na wiele grup kontrahentów (hurt, detal, Real, itp.), regiony lub indywidualny cennik kontrahenta. Materiały Sprzedaż punkt Cenniki i rabaty.
   10. Automatyczny przesył faktur gotówkowych do kasy
       Faktura płatna gotówką wędruje do kasy i na jej podstawie tworzone jest automatycznie KP (Sprzedaż punkt Współpraca z innymi modułami).
   11. Prowadzenie asortymentów w dwóch jednostkach miary
       Np. butelkach i litrach w Magazynie, Sprzedaży, łącznie z przeniesieniem tych ilości do FK (ponieważ konta w FK mają możliwość prowadzenia ewidencji ilościowej do dwóch j.m. dla każdego konta). Materiały Sprzedaż punkt Asortymenty.
   12. Ewidencja opakowań zwrotnych
       Równolegle z dokumentem dla magazynu handlowego w tle tworzony jest dokument opakowań zwrotnych. Szereg zestawień informuje o stanie opakowań w magazynach przedsiębiorstwa i u poszczególnych kontrahentów. Ulotka Opakowania.
   13. Wszystkie zestawienia można drukować do Excela lub OpenOffice
       Excel. Użytkownik otrzymuje gotowy, sformatowany arkusz z danymi do przeglądania na ekranie lub zapisu na dysk. Do Excela można drukować wszystkie zestawienia dostępne w Systemie oraz sprawozdania urzędowe. Rozwiązanie to ułatwia prowadzenie wszelkiego typu analiz w Firmie. Wydruk do pliku XML w standardzie Excel 2003. Jeśli Użytkownik nie posiada dostępu do Excela wydruk do pliku XML umożliwia jego dalszą obróbkę z miejsca z dostępem do Excela lub pracę z arkuszem bezpłatnego pakietu OpenOffice wersja 1.2 lub wyższe.
   14. Praca w trybie terminalowym dla oddalonych punktów sprzedaży
       Pracownik punktu wystawia faktury, dokumenty magazynowe , kasowe, itp. pracując w trybie terminalowym (zdalnie) na zintegrowanej bazie Browaru. Rozwiązania nie wymagają dużych nakładów na sprzęt i oprogramowanie. Ulotka Praca Systemu RT w trybie terminalowym.
10. Dokumenty do pobrania w postaci PDF.
    Poniżej znajdują się artykuły dotyczące niniejszego artykułu w postaci plików PDF (obsługiwane przez program Akrobat Reader).
    Pliki te można pobierać (przycisk Pobierz) lub przeglądać (przycisk Przeglądaj).

    1	Zarządzanie małym i średnim browarem - rozwiązania PI Rol-Tech	Pobierz	Przeglądaj
    2	Sprzedaż w browarze - rozwiązania PI Rol-Tech	Pobierz	Przeglądaj
    3	Wszystkie dokumenty PDF	Pobierz

    W arytkule Wszystkie arktykuły w postaci PDF znajdują wszystkie artykuly (do pobrania lub przeglądania) umieszczone na niniejszej stronie.